Euro Archive heeft haar concept in hoofdzaak gebaseerd op veiligheid, automatisering en flexibiliteit en werkt altijd met behulp van een vooraf opgesteld stappenplan, wat in samenwerking en overleg met de opdrachtgever wordt samengesteld.
Om een kwalitatief en beheerbaar archief te verkrijgen, de doeltreffendheid ingeval van een eventuele opzoeking te garanderen en mutaties als uitlening, herplaatsing of tussenvoeging te administreren, is het van groot belang het archief te indexeren.
Stappenplan
- inventarisatie, voorindexatie en evt inpakken bij de klant
- ophaling en transport
- inregistratie van het archief
- scanning
- opslag en beheer met behulp van een Archief Beheer Systeem (ABS)
- opvraging(en) en/of raadpleging(en)
Inventarisatie bij de klant
- omvang en kwaliteit van de archieven (evt indexering)
- toegankelijkheid
- buffermogelijkheden
- laad- en losmogelijkheden
Ophaling en transport
Na de voorindexatie kunnen de voornoemde archiefstukken worden ingepakt voor transport naar de gebouwen van Euro Archive in Turnhout. Het totaal op te halen archief en toeleveren van opgevraagde dossiers wordt met eigen vervoer zonder tussenstop getransporteerd naar de gebouwen van Euro Archive te Turnhout, waardoor de wet op privacy (m.b.t vertrouwelijkheid dossier)wordt gerespecteerd.
Inregistratie van het archief
Wanneer de archieven in de gebouwen van Euro Archive aankomen worden deze, omwille van de strenge veiligheidsvoorschriften van Euro Archive bijna onmiddellijk verwerkt.
Elk archiefstuk voorzien van een barcode en digitaal gefotografeerd met gelijktijdige koppeling naar klant, bedrijfsonderdeel, afdeling (kostenplaats) en vernietigingsjaar. Nadat de bijbehorende data-entry op een separate afdeling heeft plaatsgevonden, wordt de data opgenomen in de Euro Archive database.
 |
De indexatie van het bestaand archief wordt standaard uitgevoerd op omdoos, ordner of dossierdoos niveau, maar kan naar keuze worden verzorgd tot op dossier- of paginaniveau. (scanning) |
Beheer met behulp van een Archief Beheer Systeem (ABS)
Euro Archive ontwikkelde in eigen huis een Indexatie Software Programma (ISP), een module van het Archief Beheer Systeem (ABS) waarmee alle archiefstukken met behulp van zoekmachines (search-engines) eenvoudig kunnen worden opgezocht. Na een laatste controle wordt door de IT-afdeling zowel het Indexatie Software Programma als de geïntegreerde database gekoppeld aan het Archief Beheer Systeem (ABS). Met behulp van het ABS systeem kan alle informatie van locatie, opvragingen, herplaatsingen, vernietiging of uitleningen worden geconsulteerd. Het ABS systeem is uitgerust met het Mutatie Controle Systeem waar d.m.v.Tracking & Tracing elke beweging wordt vastgelegd en blijft bewaard.
Te gebruiken via de beveiligde webinterface
 |
Door middel van een toegekende username i.c.m. een bijhorend password kunnen bevoegde medewerkers van de opdrachtgever de archiefstukken online bekijken, raadplegen en/of opvragen |
Te gebruiken via CD/DVD
 |
Indien gewenst kan elke relatie na de inregistratie van het archief en/of de scanning van de dokumenten het resultaat samen met ons Indexatie Software Programma op CD-rom/DVD ontvangen. |
Opvragingen en raadplegingen
Scanning on demand
Wanneer men enkel hoeft te beschikken over de informatie en niet over het fysieke archiefstuk kan men kiezen voor de module ‘scanning on demand’ waarbij het archiefstuk digitaal wordt doorgetuurd naar de opdrachtgever.
Fysieke bewegingen d.m.v. eigen koerierdienst
Euro Archive beschikt over een eigen koerierdienst waardoor alle archiefopvragingen kunnen worden geleverd door eigen vakbekwame medewerkers. Aanleveringen buiten de gebruikelijke kantooruren of in geval van nood 24u/24u 7d/7d zijn steeds mogelijk op speciaal voorziene telefoonnummers.
Inzage ter plaatse
Daarnaast bestaat er de mogelijkheid om de archiefstukken in te kijken in de gebouwen van Euro Archive te Turnhout in een speciaal ingerichte Reading Room. | Top |
|
